Сегодня почти вся деловая переписка ведётся цифровыми сообщениями по электронной почте. Электронные письма короче и теплее бумажных и по тону близки языку телефонирования. В отличие от всегда формальных деловых писем, деловые сообщения обычно стилистически нейтральны. Они также позволяют мгновенно обмениваться документацией в виде оцифрованных или распознанных приложений. Формальные же сообщения годятся для делового знакомства.
Технически э-почта – обмен цифровыми сообщениями между адресами вида [пользователь]@[интернет-провайдер].[домен]. Домен – сокращение страны или организационного типа (обычно com).
Типы организаций
Англоговорящие (особенно американские) предприятия имеют профильные домены. Адрес [email protected] будет означать, что его пользователь, г-н Бифф, работает на матфаке Торонтского университета.
| com | корпорация |
| edu | образовательное учреждение |
| gov | правительственный орган |
| mil | военное ведомство |
| net | интернет-компания |
| org | организация |
Шапка э-почты
Деловые сообщения начинаются со статистики: to (получатель), from (отправитель) и иногда cc (копии). Скрытые копии обозначаются как bcc. Главное – subject (тема) как заголовок письма. Она должна точно описывать содержание. Срочные сообщения можно помечать красным флажком.
Э-почтовое вступление
Деловые сообщения начинаются с Dear… и заканчиваются Best wishes или (Best) regards. В тексте автор что-то утверждает, сообщает, спрашивает, отвечает, обсуждает, просит… Суть следует излагать в первом абзаце.
Примеры формального вступления:
| Following our meeting / phone conversation, … | В продолжение нашей встречи/переговора, … |
| With reference to … | Со ссылкой на … |
| Regarding our … | Относительно … |
| I’m writing to confirm … | Пишу подтвердить … |
Тезисы часто излагают порядковым списком, а подробности прилагают.
Э-почтовое завершение
Примеры формальных завершений:
| For additional information, please … | За подробностями, пожалуйста, … |
| We look forward to doing business with you | Будем рады сотрудничеству с вами |
Деловые сообщения тоже содержат блоки подписи (имя, должность, телефон, факс, адрес), но чаще ограничиваются лишь указанием автора. Лишним будет и повторять уже автоматически присваеваемый электронный адрес.
Сокращения, используемы в электронных письмах
| AAMOF | As A Matter Of Fact | в сущности |
| AFAIK | As far as I know | насколько я знаю |
| BTW | By The Way | кстати |
| CU | see you | увидимся |
| F2F | face to face | наедине |
| FOAF | Friend of a Friend | из третьих рук |
| FYA | For Your Amusement | к вашей радости |
| FYI | For Your Information | к вашему сведению |
| HSIK | How Should I Know? | понятия не имею |
| IMO | In My Opinion | по моему мнению |
| IMHO | In My Humble (Honest) Opinion | по моему скромному мнению |
| IOW | In Other Words | иными словами |
| IWBNI | It Would Be Nice If | хорошо бы |
| KIS | Keep It Simple | говори проще |
| NRN | No Reply Needed | ответ необязателен |
| OS | Operating system | операционная система |
| OTL | Over The Line | сверх положенного |
| OTOH | On The Other Hand | с другой стороны |
| R | Received | получено |
| TFS | Thanks For Sharing | спасибо за ссылку |
| TIA | Thanks in Advance | заранее благодарен |
| WOBTAM | Waste of Bloody Time and Money | потеря времени и денег |
| WRT | With Respect To | с уважением к |
Сетевой этикет
- Не печатать всё заглавными – а то подумают, что вы кричите.
- Не выражаться – это материальный носитель.
- Не растекаться мыслью по древу – писать по существу.
- Предупреждать получателя о прилагаемых больших файлах.
- В ответах не цитировать всю предыдущую переписку – удалить лишнее.
- При перенаправлении сообщений вверху писать имеющиеся соображения.
- Не удлинять предложения и абзацы – для облегчения чтения.
- Не злоупотреблять сокращениями, рожицами и просторечием – не все такие продвинутые.
- Пользоваться орфопроверкой или проверять у знатока.
- Перед отправкой письма вычитывать – для ясности и сжатости.
English Joke
An excellent old gentleman grew hard of hearing, and was beset with apprehension lest he become totally deaf. One day, as he rested on a park bench, another elderly citizen seated himself alongside. The apprehensive old gentleman saw that the new comer was talking rapidly, but his ears caught no faintest sound of the other’s voice. He listened intently—in vain. He cupped a hand to his ear, but there was only silence. At last, in despair, he spoke his thought aloud:
“It’s come at last! I know you’ve been talking all this while, but I haven’t heard a single word.”
The answer, given with a grin, was explicit and satisfying to the worried deaf man:
“I hain’t been talkin’—jest a-chewin’.”